Prawidłowo sporządzona dokumentacja powypadkowa stanowi podstawę do ubiegania się o należne świadczenia.
Podstawowym dokumentem jest protokół powypadkowy. Pracodawca powinien sporządzić taki protokół w ciągu 14 dni od pozyskania informacji o wypadku przy pracy lub wypadku w drodze do lub z pracy.
Istnieją jednak okoliczności które umożliwiają wydłużenie czasu na sporządzenie takiego protokołu np. brak możliwości złożenia wyjaśnień przez poszkodowanego z powodu hospitalizacji itp.
Protokół powypadkowy nabiera mocy dopiero po zatwierdzeniu. Aby móc się ubiegać o wypłatę jednorazowego odszkodowania przez ZUS w razie wypadku przy pracy lub wyrównanie wynagrodzenia do 100% za okres pozostawania na zwolnieniu lekarskim (które jest wynikiem) zdarzenia musimy dysponować zatwierdzonym protokołem powypadkowym. Pierwszą osobą która go zatwierdza po zapoznaniu się z nim jest poszkodowany. Jeśli poszkodowany nie ma zastrzeżeń co do treści protokołu potwierdza to własnoręcznym podpisem.
Następnie protokół zatwierdza pracodawca. Pracodawca powinien zatwierdzić protokół w ciągu 5 dni, w przypadku służby wojskowej protokół zatwierdza dowódca w ciągu 3 dni. Załącznikami do protokołu powinny być dokumenty które powstały w związku ze zdarzeniem. Na dokumentacje powypadkową oprócz protokołu mogą się składać: dokumentacja medyczna, zaświadczenia, notatka policji lub innych służb z miejsca zdarzenia, protokoły z wyjaśnieniami świadków, protokół z oględzin miejsca zdarzenia ( w razie wypadku przy pracy) oraz inne dokumenty towarzyszące potwierdzające okoliczności zdarzenia lub poniesione szkody/straty. Komplet dokumentacji powypadkowej posiada pracodawca a drugi komplet poszkodowany.
Warto pamiętać, że w przypadku ubiegania się o odszkodowanie czy rentę z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) pracodawca nie jest stroną i korespondencja powinna być prowadzona między poszkodowanym lub uprawnionymi członkami rodziny, a Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.