Zagwarantowanie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy jest ustawowym obowiązkiem każdego pracodawcy. Prawo pracy szczegółowo określa warunki organizowania szkoleń bhp. Chociaż zgodnie z obowiązującą od 1 stycznia 2019 roku nowelizacją Kodeksu pracy szkolenie bhp dla pracowników biurowych nie jest już obowiązkowe musimy pamiętać, że nie dotyczy to wszystkich osób wykonujących pracę w biurze.
Zmieniony przepis odnosi się wyłącznie do pracowników zatrudnionych przez podmioty, których przeważająca część działalności, zgodnie z przepisami o ubezpieczeniu społecznym, zaliczana jest co najwyżej do trzeciej kategorii ryzyka. Przesłanką wykluczającą konieczność takiego szkolenia musi być również odpowiednia ocena ryzyka zawodowego związanego z pracą na danym stanowisku.
Zdarzają się czasami takie sytuacje, gdy większą część zadań wykonywanych przez pracownika stanowią czynności biurowe, podczas gdy samo stanowisko pracy jest klasyfikowane do grupy zawodów dla których obowiązkowo powinno zostać przeprowadzone szkolenie bhp. Dobrym tego przykładem może być projektant technologiczny. Osoba ta wykonuje większość czynności na komputerze, jednak jego profesja zaliczana jest do zawodów inżynieryjno-technicznych. Musi on więc obligatoryjnie zostać przeszkolony w zakresie bhp.
Każdy pracodawca przed wprowadzeniem pracownika na stanowisko jest zobowiązany przeszkolić go w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Mówimy wówczas o szkoleniu wstępnym- pierwszym z dwóch rodzajów kursów bhp. Szkolenie wstępne nie jest obligatoryjne w sytuacji zawarcia przez pracownika kolejnej umowy o pracę na dotychczas zajmowanym stanowisku. Drugi rodzaj to szkolenia okresowe. Pracodawca musi je przeprowadzać w ustawowo przewidzianym czasie. Oba typy kursów powinny odbywać się w godzinach pracy i zostać w całości sfinansowane przez podmiot zatrudniający. Pracownik ma obowiązek pisemnie poświadczyć zapoznanie się z instrukcjami i wskazówkami bhp.
Szkolenie bhp dla pracowników biurowych ma na celu uaktualnienie oraz poszerzenie posiadanej przez nich wiedzy i umiejętności praktycznych, szczególnie w zakresie:
Podczas szkolenia wstępnego zostanie najpierw przekazany ogólny instruktaż, dzięki któremu poznają Państwo ogólne zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, przedstawiona zostanie tematyka prawa pracy oraz możliwe zagrożenia występujące w miejscu zatrudnienia. W kolejnym etapie instruktor przeprowadzi dla Państwa instruktaż związany z zajmowanym stanowiskiem, w tym bezpieczną obsługę sprzętu biurowego, który będzie wykorzystywany w pracy oraz poznają Państwo inne ewentualne niebezpieczeństwa związane z wykonywanymi zadaniami.
Szkolenie bhp dla pracowników biurowych na poziomie wstępnym trwa 2 godziny lekcyjne, jeśli chodzi o instruktaż ogólny i taki sam wymiar czasu obejmuje instruktarz stanowiskowy. Czas trwania szkolenia okresowego bhp wynosi natomiast 8 godzin.
Przepisy precyzyjnie określają czasokres w jakim należy przeprowadzać szkolenie bhp dla pracowników biurowych. Powinno ono być powtarzane raz na 6 lat. Minimalny czas jego trwania wynosi 6 godzin.
Potwierdzeniem odbytego przez pracownika szkolenia jest zaświadczenie albo karta szkolenia wstępnego, która zawiera takie dane osobowe jak: imię, nazwisko, data urodzenia, czy rodzaj stanowiska pracy. Zgodnie z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO) pracodawca delegujący osobę zatrudnioną na szkolenie bhp zawiera z ośrodkiem szkoleniowym umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Szkolenie bhp dla pracowników biurowych w przeciwieństwie do kursu przeznaczonego dla pracowników fizycznych nie musi mieć charakteru stacjonarnego. Dobrą alternatywę stanowi szkolenie online, które jest nie tylko tańsze ale i bardziej wygodne dla pracowników. Uczestnictwo w nich wymaga jedynie posiadania komputera z dostępem do sieci internetowej.